Is lang wachten op een betaling normaal? Of dat herinneringen pas na de vervaldatum worden verstuurd? Hoewel cash een cruciaal element voor bedrijfsvoering is, maken bijna alle CFO’s deze 3 denkfouten. Welke maakt u? Payt helpt u van de denkfout af en biedt een oplossing.

1) Lang wachten op een betaling is normaal

60 dagen op een factuur wachten kan als normaal voelen. Zeker met de kennis dat in Nederland slechts de helft van de facturen binnen de gestelde betaaltermijn wordt betaald.

“Dat lange wachten is nu eenmaal zo” hoeft geen norm te zijn. U heeft diverse mogelijkheden om de tijd tot betaling te verkorten en u heeft meer invloed op het betaalgedrag van uw debiteuren dan u denkt! Bijvoorbeeld door consequent herinneren en het aanbieden van individuele betalingsregelingen. Met automatisering van uw debiteurenbeheer bent u daar ook nog eens minder tijd aan kwijt.

2) Herinneringen worden pas na de vervaldatum verstuurd

In de meeste standaardprocessen zit de herinnering van een factuur pas ná de vervaldatum. Dat kan vlak erna zijn of zelfs veel later, bijvoorbeeld een kwartaal. Een klant die dan pas een herinnering krijgt, moet heel diep in het geheugen graven waar het ook al weer voor was. Daardoor is uw klant minder snel geneigd om direct te betalen.

In de praktijk blijkt dat veel klanten - zowel in B2C als B2B - een herinnering juist op prijs stellen. Een factuur vergeten kan iedereen overkomen. Stuurt u de eerste herinnering vóór de vervaldatum, dan vergroot u de kans dat u de betaling snel binnen hebt.

3) Factureren is geen spel

Dat factureren cruciaal is voor uw organisatie wil niet zeggen dat u het niet als een game kunt zien! Mensen zijn van nature fanatieke wezens, die in games willen winnen. Daardoor werkt het inzetten van game-technieken in een niet-game-omgeving ook zo goed. Voeg een game-element toe met beloning voor het debiteurenteam.

Bijvoorbeeld:

  • Kunt u met uw team de snelheid van betalen verbeteren?
  • Wie weet het aantal herinneringen naar debiteuren te verminderen zonder dat het ten koste gaat van de betaalsnelheid?
  • Hoeveel herinneringen worden er op tijd na het versturen van de factuur gestuurd? Kunt u de 100% aantikken?

Bonus-denkfout: Facturen zijn al jaren hetzelfde, die zijn nooit bewust aangepast

In de eerste (groei)jaren van een organisatie of de eerste periode van een nieuwe financiële medewerker of manager wordt de template van een factuur nog wel aangepast. Daarna raakt het echter vaak in een slop… Door regelmatig kritisch naar uw factuur-template te kijken, helpt u uw klant om sneller te kunnen betalen.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • het aanbieden van meerdere betaalmogelijkheden en nieuwe betaalmogelijkheden. Welke mogelijkheid heeft de voorkeur van uw klanten? Geef deze aan als voorkeursoptie.
  • het taalgebruik in uw facturen. Communiceer kristalhelder over de betaling, zodat debiteuren niet hoeven te gissen waar het over gaat.
  • ervoor zorgen dat essentiële onderdelen - naam, adres, uw rekening- en btw-nummer, bedrag en betaaltermijn - kloppen en duidelijk zijn.