Het juiste telefoontje op het juiste moment; voor Ronnie Mars van Cogas kwam Payt als geroepen. Samen met zijn collega’s was de teamleider Financiën al een tijdje op zoek naar een slimme oplossing voor het debiteurenbeheer van de organisatie. Er werd zelfs al geopperd om er iets voor te laten bouwen. Gelukkig was dat niet nodig en voorziet het platform van Payt sinds januari 2016 in de behoeften van Cogas.

Regionale netbeheerder

Cogas is een regionale netbeheerder die elektriciteit-, gas-, kabel- en glasvezelaansluitingen verzorgt in het oosten van Nederland. Een nutsbedrijf dat het transportnetwerk levert tot aan de meterkast en zowel semipubliek als commercieel opereert. Cogas was al een tijdje op zoek naar een systeem waarmee de financiële afdeling snel en gemakkelijk de status van (openstaande) facturen kon ophalen en waarmee ze gemakkelijk met debiteuren konden communiceren. Sinds januari 2016 werken ze naar volle tevredenheid met het platform van Payt. Ronnie Mars vertelt: “Payt heeft een mooi stukje software gebouwd, waardoor we een centraal overzicht hebben van de huidige status van de portefeuille van Cogas. Het systeem van Payt laat exact zien voor welke klanten we actie moeten ondernemen. Zo kunnen mijn collega’s die verantwoordelijk zijn voor het debiteurenbeheer, deze acties op dagelijkse basis altijd gericht ondernemen. Dat maakt het werk effectief, overzichtelijk en gestructureerd.”

Debiteurenbeheer en minnelijk incassotraject

Dat de software van Payt het werk niet alleen structureert en vergemakkelijkt, maar ook geld oplevert, kan Mars bevestigen. “We hebben zowel het debiteurenproces als het minnelijk incassotraject laten automatiseren door Payt. Daardoor hoeven we geen dure incassobureaus meer in te schakelen en scheelt het ons veel werk op de afdeling. Voordat we Payt hadden geïmplementeerd hadden we 2,5 fte nodig voor het debiteurenbeheer van onze organisatie. Dat is sinds januari met een halve fte verminderd.”

Mars vervolgt: “Het gemakkelijke aan het platform van Payt is dat je op factuurniveau met klanten kunt overleggen en zo direct betalingsafspraken met klanten kunt maken, die je vervolgens in het systeem verwerkt. Cogas voorziet in een van de eerste levensbehoeften, waardoor klanten onze rekeningen vrijwel altijd als eerste (willen) betalen. Voor ons lag het pijnpunt dan ook niet zozeer bij de snelheid van betalen, maar bij de communicatie met debiteuren en het overzicht. Payt heeft een handig dashboard waarmee we in een oogopslag kunnen zien wat de openstaande facturen zijn.

Bovendien kunnen we sinds januari veel gemakkelijker in contact treden met onze klanten en beoordelen of iemand niet kán of niet wíl betalen. Daar zit een wezenlijk verschil in en dit was voorheen lastiger te beoordelen. Met de communicatiemogelijkheden die het platform van Payt biedt, kunnen we gemakkelijker beoordelen of een zaak moet worden doorgezet naar de deurwaarder of dat we een betalingsafspraak kunnen maken met een klant. Dat klanten óók nog sneller betalen door het gestructureerde proces van Payt, dat is bijvangst.”

De implementatie

Het implementatieproces had nogal wat voeten in de aarde. Toch is Mars ook daarover meer dan tevreden: “Vanwege de privacywetgeving hebben we als netwerkbeheerder te maken met vrij strenge regels en eisen als het gaat om het koppelen met onze systemen. Bovendien zijn onze systemen vrij complex en is het koppelen an sich al een hele uitdaging. Payt heeft zich heel flexibel opgesteld tijdens het implementatietraject en heeft ervoor gezorgd dat zowel de implementatie als het debiteurenbeheer en incassotraject van Cogas nu vlekkeloos verloopt.”

Wilt u, net als Cogas, ook meer inzicht in uw debiteurenbeheer en gemakkelijk communiceren met uw klanten over openstaande facturen? Neem dan eens contact met ons op, we vertellen u graag meer over de mogelijkheden van het platform!