Het behouden van een goede relatie met uw klant en het voeren van een incassotraject lijken op gespannen voet met elkaar te staan. Bij uitbesteding van een niet betaalde vordering aan een incassobureau, is vaak eigenlijk al afscheid genomen van de bewuste klant. Toch loont het de moeite om nog eens goed na te denken hoe u enerzijds scherp kan zijn ten aanzien van het betaald krijgen van de vorderingen en anderzijds hoe u de klantrelatie zoveel mogelijk intact kan houden.

De vraag wat een incassotraject betekent of zou kunnen betekenen voor de klantrelatie laat zich het beste beantwoorden als we een aantal verschillende oorzaken van het niet betalen van een openstaande vordering langslopen.

Een veelvoorkomende oorzaak van niet betalen is dat uw klant simpelweg laks is met zijn betaling en om wat voor reden dan ook, zelfs na enkele herinneringen niet aan betalen toegekomen is. In dat geval blijkt dat het opvoeren van de druk middels inschakelen van een incassotraject uw klant veelal in beweging zal brengen. Deze beweging is in de regel het betalen van de vordering inclusief de in rekening gebrachte incassokosten. Ook zal het voorkomen dat uw klant in dit geval weliswaar alsnog de hoofdsom wenst te betalen, maar de incassokosten niet zal willen “accepteren”. In beide gevallen biedt Payt een kenmerkend verschil met traditionele incassobureaus. Daar waar de klant de hoofdsom inclusief incassokosten betaalt, ontvangt u bij Payt deze incassokosten, hetgeen u simpelweg geld oplevert[1]. Daar waar de klant echter de incassokosten niet wenst te betalen, heeft u bij Payt de mogelijkheid om zelf in overleg met uw klant te bepalen wat er met de incassokosten moet gebeuren.

In de praktijk zien we dat sommige gebruikers van Payt in dergelijke geval besluiten de incassokosten kwijt te schelden, waardoor de relatie met de klant niet alleen intact blijft, maar vaak zelfs verbetert, doordat u in dat geval een ‘ruim gebaar’ naar uw klant heeft gemaakt.  Bij een traditioneel incassobureau ligt zo’n afweging toch veel gevoeliger, immers dan zult u wel zelf deze kosten aan het incassobureau moeten betalen, waardoor u op de hoofdsom al gauw zo’n 15% inlevert. Het moge duidelijk zijn dat het toch heel anders voelt als u deze kosten uit eigen zak moet bijleggen, dan wanneer u besluit af te zien van het ontvangen van de incassokosten.

In gevallen dat uw klant het niet eens is met de vordering dan wel de daaraan ten grondslag liggende afspraken, of uw klant weigert te betalen omdat de geleverde prestatie niet aan de verwachtingen voldeed, biedt een incassotraject normaal gesproken niet het juiste antwoord. U zult in dit geval doorgaans eerst met uw klant het inhoudelijke geschil dienen te beslechten. Mocht u in zo’n geval uw vordering toch ter incasso hebben gegeven, dan biedt de oplossing van Payt een belangrijk voordeel.

Bij Payt is het namelijk zo dat u zelf de correspondentie rondom het incassotraject met uw klant voert, bijvoorbeeld via de Payt portal. Dit rechtstreekse contact zorgt ervoor dat u zelf snel en adequaat kan reageren als u de vordering ten onrechte of voortijdig ter incasso hebt gegeven. U pauzeert het traject in dat geval eenvoudig, beslecht het geschil of hervat het traject als blijkt dat u wel degelijk in uw recht stond. Met name het rechtstreekse contact, maakt dat u door uw klant niet wordt ervaren als een klantonvriendelijk bedrijf dat zich verschuilt achter een incassobureau.

Daarnaast kan het natuurlijk zo zijn dat** uw klant kampt met liquiditeitsproblemen** en daardoor het betalen van uw rekening voor zich uitschuift. Hier zult u veelal een afweging hebben tussen het overeenkomen van een betalingsregeling met uw klant vs. het zo hoog mogelijk opvoeren van de druk om uw factuur zo hoog mogelijk op de betaallijst van uw klant te krijgen. Vaak zal dit een lastige afweging zijn, die van geval tot geval verschilt. Payt biedt u de mogelijkheid om hierin zelf de afweging te maken en ook hier weer bijvoorbeeld uw klant de helpende hand toe te steken door de incassokosten kwijt te schelden, in ruil voor een spoedige(re) betaling. U zult zien dat uw klant het zeer waardeert indien u ook in moeilijke tijden bereid bent mee te denken en dan is het jammer als de credits daarvan gaan naar het incassobureau.

Tenslotte kan het natuurlijk zo zijn dat u een klant treft die simpelweg van kwade wil is. In dat geval zal er eigenlijk geen sprake zijn van een klantrelatie en loont het dus ook niet de moeite om hierin verder te investeren. Payt biedt hier het voordeel dat het incassotraject binnen 30 dagen wordt doorlopen, waardoor veel eerder gezamenlijk met de deurwaarder de kans van slagen van een gerechtelijk traject kan worden overwogen.

Zo ziet u dat  het inzetten van een slim en uitgekiende incasso-oplossing als die van Payt een goede bijdrage kan leveren aan het behouden van uw klantrelatie.