“Payt disciplineert debiteuren”, zo vindt Arjan Schipperus, directeur van RS Finance. Sinds ongeveer twee jaar maakt hij met zijn administratiekantoor gebruik van Payt. “Debiteuren weten dat ze altijd een herinnering krijgen na 30 dagen. Door de strakke opvolging en duidelijke communicatie is het starten van een incassotraject geen loos ‘dreigement’, maar een logische vervolgstap in een standaardproces.” Dat is precies de reden dat Payt niet alleen wordt ingezet voor zijn eigen debiteuren, maar ook voor de debiteuren van zijn klanten . “Het is voor onze klanten een tool om hun debiteuren ‘op te voeden’ en ervoor te zorgen dat ze netjes en op tijd de openstaande facturen betalen.”
Ik wil mijn facturen ook op tijd betaald krijgen
RS Finance: een IT administratiekantoor
Dat RS Finance gebruikmaakt van Payt is geen toeval; de club kenmerkt zich door een onbegrensde nieuwsgierigheid naar slimme softwarepakketten en een gigantische drive om ondernemers te helpen de juiste keuzes te maken. “Wij willen de iPhone onder de administratiekantoren worden en de techniek eenvoudig en toegankelijk maken”. Het innovatieve administratiekantoor uit Amsterdam is voortdurend op zoek naar manieren om het hun MKB-klanten nog beter, efficiënter en gemakkelijker te maken met behulp van slimme software. “Het uitgangspunt is dat de juiste (online) tools de ondernemer helpen om inzicht te krijgen in (de cijfers van) zijn onderneming. Aanvullend daarop bieden we een team van specialisten, zoals boekhouders, IT-consultants, fiscalisten, salarisadministrateurs en HR-consultants die de ondernemer helpen om de cijfers te interpreteren en de juiste keuzes te maken. We zijn voortdurend bezig met het succes van die ondernemer”, vertelt Arjan trots.
“Zo verdiepen we ons in de branche van de klant en gaan we op zoek naar de beste cloudtools. Die branchespecifieke tools hebben vaak betrekking op het bedrijfsproces. Payt is in iedere branche een goede oplossing voor het laatste stuk: het debiteurenproces”, aldus Arjan. “Een belangrijk proces, waar vaak veel geld blijft liggen. Niet zelden vraagt een ondernemer ons te helpen bij een financieringsaanvraag. In veel gevallen zeggen wij dan: “Kijk eerst eens kritisch naar uw debiteurenbeheer. U wilt geld ophalen, maar wat kunt u daar zelf aan doen? Hoe hoog is uw debiteurensaldo?” Door een strakker debiteurenbeheer te voeren, kunnen veel ondernemers hun liquiditeit behoorlijk verbeteren.”
Payt beheeromgeving voor administratiekantoren
“Doordat we ondernemers bewustmaken van het belang van een strak ingericht debiteurenbeheer , krijgen we regelmatig de vraag of wij het debiteurenbeheer voor ze wilden verzorgen. Dat doen we niet, maar we zijn wel op zoek gegaan naar een handige online oplossing. Zo kwamen we met Payt in aanraking”, vertelt Arjan. Toen Payt en RS Finance elkaar ontmoetten was de software van Payt goed geschikt voor de individuele ondernemingen, maar minder voor een kantoor zoals RS Finance. “Wij wilden het debiteurenbeheer van al onze klanten graag in één omgeving kunnen inzien en beheren. Dat was nog niet mogelijk toen we Payt ‘ontdekten’. Toen we die wens aankaartten bij Payt, zijn ze die beheeromgeving in overleg met ons gaan ontwikkelen. Wij hebben ze daarbij geholpen, door onze visie erop te geven, de software te testen en feedback te geven op de ontwikkelde features. Doordat we zelf een IT achtergrond hebben, kennen we de mogelijkheden en beperkingen die komen kijken bij het ontwikkelen van software. Het hielp ons in onze samenwerking.”
Debiteurensaldo teruggebracht met 45%
Zelf heeft Schipperus met behulp van Payt het debiteurensaldo van zijn organisatie met 45% weten terug te dringen. “Dat is echt een hoog percentage, vooral als je bedenkt dat we een groeiende organisatie zijn!”
Het grootste voordeel van Payt voor (de klanten van) RS Finance is, dat de software het gesprek mogelijk maakt. “Negen van de tien keer is een onbetaalde factuur geen onwil, maar speelt er iets anders. De klant kan of wil de factuur niet betalen. Het inschakelen van een incassodienst is in zo’n situatie een ingreep die de klantrelatie behoorlijk verstoort en zelfs in gevaar brengt. Veel constructiever is het om proberen het gesprek met de debiteur aan te gaan en te achterhalen wat er aan de hand is. In het aangaan van dat gesprek voorziet de software van Payt. Enerzijds doordat de klant, vanwege de continuïteit in het debiteurenproces, weet dat hij binnen geringe tijd een aanmaning kan verwachten als hij niet direct contact opneemt om bijvoorbeeld een betalingsregeling te treffen. Anderzijds doordat met het ingebouwde communicatieplatform op factuurniveau eenvoudig met debiteuren gecommuniceerd kan worden.”
Laaghangend fruit en de 80-20-regel
Dat het debiteurenbeheer binnen veel organisaties wel wat liefde kan gebruiken, merkt ook Arjan: “Niet zelden zien we dat debiteurenmedewerkers zich focussen op het ‘laaghangend fruit’; de facturen die eenvoudig zijn te innen krijgen de meeste aandacht. De lastige debiteuren die structureel niet betalen, komen onderop de stapel. Daar is echt de welbekende 80-20-regel van toepassing: die 20% niet-betalende debiteuren drukken ontzettend op de cashflow van een organisatie en veroorzaken 80% van de oninbare vorderingen. Deze debiteuren schrikken pas op als ze een aanmaning op de mat krijgen. Maakt een organisatie gebruik van Payt, dan wéten debiteuren dat ze na een tweede herinnering steevast een aanmaning kunnen verwachten met een bedrag aan incassokosten. Die continuïteit in het proces zorgt ervoor dat je het verwachtingspatroon van je debiteuren kunt managen. Je gaat zien dat facturen ineens veel sneller betaald worden.”
Voordeel voor RS Finance
“Hoewel we onze klanten altijd een uitgebreid scala aan software voorleggen, is Payt de enige oplossing die we met klem adviseren om te gaan proberen. Niet alleen doordat het onze klant helpt om sneller facturen te innen, trouwens”, vertrouwt Arjan me toe. “Om de software te kunnen gebruiken, moeten onze klanten hun administratie op orde hebben. Payt is daardoor ook een stok achter de deur voor ondernemers om hun administratie dagelijks op orde te hebben. Dat zorgt er weer voor dat wij ons werk beter kunnen doen.”