Wat is debiteurenbeheer?

Dit zijn alle activiteiten die een bedrijf voert ten aanzien van zijn debiteuren. Goed debiteurenbeheer is belangrijk en voorkomt dat klanten hun facturen helemaal niet of veel te laat betalen. Het is een effectieve manier om het werkkapitaal van uw bedrijf te laten groeien.

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Het primaire doel van een bedrijf is om maximale winst te behalen. Producten worden scherp ingekocht en met maximale winst verkocht. Dit is nauwelijks te realiseren als klanten hun facturen niet of niet op tijd betalen.

Een slechte liquiditeit kan ertoe leiden dat het voortbestaan van een bedrijf in gevaar komt. Een groot deel van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer. Dit maakt het een heel belangrijk onderdeel van een organisatie.

Bij Payt geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen.

Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?

Communicatie met uw klant is hierin erg belangrijk. Goed debiteurenbeheer verbetert het betaalgedrag van uw debiteuren en bevordert de klantrelatie. Dit zal resulteren in een verkorting van de betalingstermijn en vermindering van de afschrijving van onbetaalde facturen. Uiteindelijk levert dit een directe bijdrage aan de winst van uw bedrijf!

Het automatiseren van debiteurenbeheer

De debiteurenbeheer software van Payt maakt het mogelijk om facturen en herinneringen volledig automatisch te versturen. Vanaf uw eerste factuur tot de laatste aanmaning. Payt herinnert uw debiteuren op structurele wijze aan de openstaande facturen. Dit zorgt voor consistentie in het proces en beter betaalgedrag van uw klanten. Hierdoor heeft u meer tijd over voor andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Veelal bedoelen mensen met “debiteurenbeheer uitbesteden” het werk ervan uitbesteden. Bij de meeste delen daarvan is dat ook best verstandig. Professionals kunnen ieder vak vaak beter en sneller. Er is een onderdeel van debiteurenbeheer dat slecht uit te besteden is. En dat zijn de inhoudelijke disputen of vragen. Die zult u moeilijk op een goede manier uit kunnen besteden. En er schuilt zelfs een behoorlijk risico in dit toch doen. U kunt uw klanten sneller kwijt raken. Klanten vinden het niet leuk om aan een extern bureau uit te moeten leggen dat het product niet helemaal volgens afspraak is geleverd.

Wanneer u vindt dat ook het goedkeuren van een betalingsregeling tot uw beslissingen hoort, dan bent u een heel eind in de buurt van het uitbesteden van de rest aan ons. Wij volgen alle facturen automatisch en volgens uw schema op. Gemiddeld houdt u zo 50% minder werk over.

Vaak worden incassotrajecten uitbesteed. Er worden ogenschijnlijk lucratieve deals gesloten met incassobureaus op basis van no cure no pay. Hierbij wordt meestal voorbij gegaan aan het belang dat deze deal legt op het innen van de incassokosten. Aangezien dat de belangrijkste vorm van inkomsten is voor het incassobureau Ten koste van een debiteur, die tot die tijd uw klant was. Lees hier meer over dit onderwerp en hoe wij een belangrijke verbetering voor uw bedrijf kunnen betekenen.

Koppelen met alle boekhoudpakketten

Veel bedrijven werken met verschillende programma’s, zoals boekhoudsystemen, facturatiesystemen en CRM-systemen. Deze systemen zijn effectief om gegevens van klanten, contracten en informatie over afspraken bij te houden. Om u nog meer werk uit handen te nemen koppelt de software van Payt met deze programma’s. Zonder dat u iets hoeft te doen halen wij dagelijks alle relevante informatie op uit uw pakket. En met die informatie voeren wij uit wat u bij de inrichting heeft ingesteld. Bekijk hier of we een integrale koppeling hebben met uw pakket. Zo niet, dan maken we een maatwerkkoppeling. Hieronder een voorbeeld.

Exact Online debiteurenbeheer

U maakt uw facturen doet uw boekhouding in Exact Online. Via de appstore maakt u heel eenvoudig een administratie aan in Payt en koppelt u beide administraties. Payt wordt iedere nacht automatisch bijgewerkt vanuit Exact Online. Als er nieuwe facturen binnenkomen, worden die direct doorgestuurd met een betalingsknop voor bijvoorbeeld iDEAL en een reageerknop op de factuur. Hiermee willen we het voor debiteuren heel eenvoudig maken om te communiceren over de factuur. Wanneer een factuur betaald wordt, sluiten wij ook automatisch de factuur in Payt. Bij uitblijvende betaling gaan wij op de afgesproken momenten herinneren. Lees meer

Voordelen van Payt

Het gebruik van de debiteurenbeheer software van Payt brengt veel voordelen met zich mee.

  1. U krijgt weer grip op uw debiteurenbeheer. In Payt ziet u meteen wat het openstaande saldo is. In welke fase van het facturatieproces een klant zich bevindt en welke facturen een actie vereisen. Wij waarschuwen u zelfs als u dubieuze debiteuren hebt.
  2. Uw debiteuren worden structureel herinnerd aan openstaande facturen. Consistentie hierin is erg belangrijk voor een goed betaalgedrag van uw debiteuren.
  3. Payt brengt structuur in de communicatie met uw debiteuren. In het communicatie portaal van Payt heeft elke debiteur de mogelijkheid een bericht achter te laten. Hierdoor weet u snel waarom een klant zijn openstaande factuur niet betaalt en kunt u hierop reageren. Dit bevordert het betaalgedrag van de klant én de klanttevredenheid.
  4. Payt maakt het betalen makkelijker voor klanten. De software maakt het mogelijk om iDEAL en automatische incasso aan iedere factuur en herinnering toe te voegen. Dit verlaagt het openstaande saldo in bijna elke branche.
  5. De software van Payt maakt het mogelijk een incasso procedure op te starten zonder de tussenkomst van een incassobureau. Via het platform kunt u uw incassozaken direct doorzetten naar een gerechtsdeurwaarder of advocaat. De bij uw debiteur in rekening gebrachte incassokosten ontvangt u op uw eigen rekening.
  6. Door het gebruik van de software van Payt bespaart u gemiddeld 50% van de tijd die traditioneel nodig is voor debiteurenbeheer.

Benieuwd wat Payt voor uw organisatie kan betekenen? We vertellen het graag in een persoonlijk adviesgesprek.