Wat is debiteurenbeheer?

Zoals u wellicht al weet zijn debiteuren partijen die uw factuur nog moeten betalen. Alle activiteiten die een bedrijf voert ten aanzien van zijn debiteuren vormen samen het debiteurenbeheer. Goed debiteurenbeheer is belangrijk en voorkomt dat klanten hun facturen helemaal niet of veel te laat betalen. Het is een effectieve manier om het werkkapitaal van uw bedrijf te laten groeien.

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Het primaire doel van een bedrijf is om maximale winst te behalen. Producten worden scherp ingekocht en met maximale winst verkocht. Dit is nauwelijks te realiseren als klanten hun facturen niet of niet op tijd betalen.

Een slechte liquiditeit kan ertoe leiden dat het voortbestaan van een bedrijf in gevaar komt. Een groot deel van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer. Dit maakt het een heel belangrijk onderdeel van een organisatie.

Bij Payt geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen.

Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?

Communicatie met uw klant is hierin erg belangrijk. Goed debiteurenbeheer verbetert het betaalgedrag van uw debiteuren en bevordert de klantrelatie. Dit zal resulteren in een verkorting van de betalingstermijn en vermindering van de afschrijving van onbetaalde facturen. Uiteindelijk levert dit een directe bijdrage aan de winst van uw bedrijf!

Tips voor online debiteurenbeheer

Tip 1: Bied uw klanten eenvoudige online betaalmiddelen aan zoals bijvoorbeeld iDEAL
Gemiddeld daalt de betalingstermijn met 30% als u uw klanten de gepaste betaalmogelijkheid aanbiedt. Van PayPal of automatische incasso tot betaling middels een druk op de knop met iDEAL: Meer service voor uw klant, snellere betalingen voor u. Het kan allemaal met Payt.

Tip 2: Automatiseer uw proces voor facturatie en debiteurenbeheer zonder het persoonlijke contact met uw klant te verliezen
Het afletteren van betalingen en opvolgen van niet betaalde facturen is eenvoudig te automatiseren, ook voor u. Veel minder werk, minder fouten en vooral minder kosten. Heeft uw klant toch een vraag of opmerking over de factuur? In de debiteurenbeheer software van Payt kunt u desgewenst tot op factuurniveau de dialoog met uw klant aan gaan.

Tip 3: Efficiënte verzending en opvolging
Bied klanten uw facturen aan op de wijze waarop zij hebben aangegeven deze te willen ontvangen (PDF of UBL via Email, Simplerinvoicing, Peppol, EDI et cetera). Dit voorkomt dat uw facturen later worden verwerkt en ook later worden betaald. Zo is bijvoorbeeld een postverzending van een factuur niet alleen duurder maar kost deze ook extra tijd. Gemiddeld zo’n 5 dagen. Stuur daarnaast bij herinneringen per e-mail, zonodig beveiligd, altijd een kopie factuur mee.

Het automatiseren van debiteurenbeheer

De debiteurenbeheer software van Payt maakt het mogelijk om facturen en herinneringen volledig automatisch te versturen. Vanaf uw eerste factuur tot de laatste aanmaning. Payt herinnert uw debiteuren op structurele wijze aan de openstaande facturen. Dit zorgt voor consistentie in het proces en beter betaalgedrag van uw klanten. Hierdoor heeft u meer tijd over voor andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Veelal bedoelen mensen met “debiteurenbeheer uitbesteden” het werk ervan uitbesteden. Bij de meeste delen daarvan is dat ook best verstandig. Professionals kunnen ieder vak vaak beter en sneller. Er is een onderdeel van debiteurenbeheer dat slecht uit te besteden is en dat zijn de inhoudelijke disputen of vragen. Klanten vinden het niet leuk om aan een extern bureau uit te moeten leggen dat het product niet helemaal volgens afspraak is geleverd.

Wanneer u vindt dat ook het goedkeuren van een betalingsregeling tot uw beslissingen hoort, dan bent u een heel eind in de buurt van het uitbesteden van de rest aan ons. Wij volgen alle facturen automatisch en volgens uw schema op. Gemiddeld houdt u zo 50% minder werk over. Lees hier meer over dit onderwerp en hoe wij een belangrijke verbetering voor uw bedrijf kunnen betekenen.

Hoe werkt de online debiteuren software van Payt?

Met de software van Payt stroomlijnt u uw facturatie en debiteurenbeheer door te automatiseren waar het kan en persoonlijke focus aan te brengen waar dat moet. Zo kunt u naast 30% sneller betaald krijgen ook nog eens tot 80% tijd besparen op uw debiteurenbeheer. Of u nu gebruikmaakt van een boekhoudpakket, administratiesoftware, een ERP/CRM pakket of een facturatieprogramma: Payt koppelt met nagenoeg alle aanbieders. Daarnaast houdt u de regie over een traject. Een traject pauzeren, stopzetten of een betalingsregeling aanbieden? Ook dat is mogelijk in de software van Payt.

Overzicht middels automatisering

De debiteurenbeheer software van Payt automatiseert uw debiteurenproces, van eerste factuur tot laatste aanmaning. U krijgt weer grip op uw debiteurenbeheer en heeft overzicht en inzicht. U ziet in één oogopslag wat het openstaand saldo is, in welke fase van het proces een klant zich bevindt en welke facturen nog actie vereisen. Het ook mogelijk om managementrapportages uit te draaien of om een compleet dossier, inclusief alle communicatie, naar een deurwaarder of advocaat over te dragen.

Behoud het persoonlijke contact

Payt brengt structuur in uw communicatie over facturen en betalingen met uw debiteuren. Het consequent herinneren van facturen en continue communicatie zorgen voor meer duidelijkheid bij uw klanten. Heeft uw klant toch een vraag of opmerking over de factuur? In de debiteurenbeheer software van Payt kunt u op factuurniveau met uw klant de dialoog aan gaan. Uw klant kan hier reacties achterlaten en u kunt hier ook reageren. Zo lost u vragen en redenen waarom de factuur nog niet betaald is, sneller op.

Voordelen van Payt

Het gebruik van de debiteurenbeheer software van Payt brengt veel voordelen met zich mee.

  1. U krijgt weer grip op uw debiteurenbeheer. In Payt ziet u meteen wat het openstaande saldo is. In welke fase van het facturatieproces een klant zich bevindt en welke facturen een actie vereisen. Wij waarschuwen u zelfs als u dubieuze debiteuren hebt.
  2. Uw debiteuren worden structureel herinnerd aan openstaande facturen. Consistentie hierin is erg belangrijk voor een goed betaalgedrag van uw debiteuren.
  3. Payt brengt structuur in de communicatie met uw debiteuren. In het communicatie portaal van Payt heeft elke debiteur de mogelijkheid een bericht achter te laten. Hierdoor weet u snel waarom een klant zijn openstaande factuur niet betaalt en kunt u hierop reageren. Dit bevordert het betaalgedrag van de klant én de klanttevredenheid.
  4. Payt maakt het betalen makkelijker voor klanten. De software maakt het mogelijk om iDEAL en automatische incasso aan iedere factuur en herinnering toe te voegen. Dit verlaagt het openstaande saldo in bijna elke branche.
  5. De software van Payt maakt het mogelijk een incasso procedure op te starten zonder de tussenkomst van een incassobureau. Via het platform kunt u uw incassozaken direct doorzetten naar een gerechtsdeurwaarder of advocaat. De bij uw debiteur in rekening gebrachte incassokosten ontvangt u op uw eigen rekening.
  6. Door het gebruik van de software van Payt bespaart u gemiddeld 50% van de tijd die traditioneel nodig is voor debiteurenbeheer.

Koppelen met alle boekhoudpakketten

Veel bedrijven werken met verschillende programma’s, zoals boekhoudsystemen, facturatiesystemen en CRM-systemen. Deze systemen zijn effectief om gegevens van klanten, contracten en informatie over afspraken bij te houden. Om u nog meer werk uit handen te nemen koppelt de software van Payt met deze programma’s. Zonder dat u iets hoeft te doen halen wij dagelijks alle relevante informatie op uit uw pakket. En met die informatie voeren wij uit wat u bij de inrichting heeft ingesteld. Bekijk hier of we een integrale koppeling hebben met uw pakket. Zo niet, dan maken we een maatwerkkoppeling. Hieronder een voorbeeld.

Exact Online debiteurenbeheer

U maakt uw facturen doet uw boekhouding in Exact Online. Via de appstore maakt u heel eenvoudig een administratie aan in Payt en koppelt u beide administraties. Payt wordt iedere nacht automatisch bijgewerkt vanuit Exact Online. Als er nieuwe facturen binnenkomen, worden die direct doorgestuurd met een betalingsknop voor bijvoorbeeld iDEAL en een reageerknop op de factuur. Hiermee willen we het voor debiteuren heel eenvoudig maken om te communiceren over de factuur. Wanneer een factuur betaald wordt, sluiten wij ook automatisch de factuur in Payt. Bij uitblijvende betaling gaan wij op de afgesproken momenten herinneren. Lees meer

Benieuwd wat Payt voor uw organisatie kan betekenen? We vertellen het graag in een persoonlijk adviesgesprek.