Meer efficiëntie door minder ruis in de klantcommunicatie en een aanzienlijk lager debiteurensaldo. Waar voorheen de betalingsherinneringen per post werden verstuurd is er nu een gedigitaliseerd en geautomatiseerd debiteurenbeheer. Al sinds maart 2018 maakt Hendriksen Accountants en Adviseurs gebruik van Payt en sinds kort is dit accountantskantoor ook Payt Certified Partner.

Vroeger werkten twee medewerkers van Hendriksen aan het debiteurenbeheer. Dit is nu teruggebracht naar één collega. Silvia werkt 28 uur per week en in deze uren neemt ze het gehele debiteurenbeheer op zich. “Door de komst van Payt is het werk nu goed te managen en besparen we veel tijd. Daarnaast is de werkwijze uniform voor iedere klant en dit geeft veel duidelijkheid” vertelt Silvia. “Naast tijdbesparing zijn twee andere grote voordelen van Payt dat klantendossiers altijd compleet zijn en dat het debiteurensaldo een stuk lager is. Voorheen werden betalingsherinneringen per post verstuurd. Vanuit Payt wordt elke factuur nu afzonderlijk aangemaand. Sommige klanten ontvangen de factuur nog per post, maar het gros per mail. Wordt er gereclameerd over een bepaalde factuur? Dan kan ik in Payt de herinnering voor deze factuur pauzeren zonder dat het proces voor de overige facturen stopt. Zodra de klacht is opgelost wordt het aanmaningsproces voor deze factuur ook weer voortgezet. Dit geeft ons controle over dit proces.”

Voordelen voor zowel Hendriksen als de klant

Het mes snijdt voor Hendriksen aan twee kanten: facturen die betaald moeten worden komen sneller bij de juiste persoon terecht én de eindklant heeft de mogelijkheid om zijn factuur snel en eenvoudig te betalen via iDEAL. “Ik merk dat veel klanten hier gebruik van maken”, zegt Silvia. “Daarnaast heeft de eindklant toegang tot een compleet klantendossier dat veel duidelijkheid geeft. In hun dossier vindt die klant onder meer een overzicht van alle facturen, de verstuurde herinneringen, factuurspecificaties en hebben zij inzichtelijk welke facturen al zijn betaald. Het debiteurensysteem zoals nu ingericht straalt professionaliteit en zorgvuldigheid uit. Dit is voor ons als accountantskantoor natuurlijk erg belangrijk.”

Ook verschillende klanten optimaliseren nu hun debiteurenbeheer met Payt

Ook algemeen directeur Gerbert-Jan Hendriksen is erg positief over de komst en het gebruik van Payt. “Bij ons vorige systeem moest alles handmatig gebeuren. Per klant werd beoordeeld of de herinnering/aanmaning verstuurd mocht worden. Dit is nu volledig geautomatiseerd, maar wel op een dusdanige manier dat wij de regie houden.

Ik spreek klanten die er eerst even aan moesten wennen, maar die het nu als erg prettig en duidelijk ervaren. Het laat ze ook nadenken over hun eigen debiteurenbeheer. Door het gesprek aan te gaan en onze ervaringen te delen hebben wij Payt ook al bij veel klanten ingezet. Ook zij optimaliseren zo hun debiteurenbeheer”, zo geeft directeur Gerbert-Jan aan. “Ondernemers delen onderling vaak kennis en ervaringen uit over wat wel en niet werkt. Payt is een mooi voorbeeld van een systeem dat voor ons geweldig werkt en wat we dan ook graag delen met andere ondernemers. En het mooie is dat wij als Payt Certified partner ook helpen met het inrichten en de implementatie van Payt bij andere ondernemers.”

Van implementatie naar realisatie

Het adopteren van nieuwe software heeft natuurlijk meer voeten in de aarde dan alleen de software gebruiken, zo erkent Hendriksen. “Tijdens de implementatie hebben we klanten geïnformeerd over de verandering in het debiteurenbeheer en hebben we uitgelegd wat deze veranderingen voor hen betekende. Denk hierbij aan de digitalisering van betalingsherinneringen en de mogelijkheid om facturen direct met iDEAL te betalen. Klanten die in het dossier aangeven wel een papieren factuur te willen ontvangen, krijgen die natuurlijk gewoon toegestuurd. Dit zijn met name de wat oudere ondernemers. Echter wijst Silvia deze klanten erg goed op de voordelen van een digitale factuur, waardoor sommigen alsnog willen overstappen naar digitale facturen. En dat regelen we dan natuurlijk!”

Payt is dè totaaloplossing waar wij naar zochten

“Intern werkten we voorheen met twee collega’s aan het debiteurenbeheer en dit doet Silvia nu alleen. Alleen dat is al een geweldig resultaat. En door alle collega’s - waaronder ook onze mkb-adviseurs - te betrekken bij de implementatie van onze nieuwe werkwijze, hebben we nu een efficiënte workflow. Waar voorheen adviseurs invloed uitoefenden bij het versturen van herinneringen, is dit nu een stuk minder. Dit zorgt voor minder kans op miscommunicatie naar de klant, geeft structuur en schept duidelijkheid. Kortom, met de komst van Payt halen we meer rendement door een lager debiteurensaldo een besparing op personeelskosten en helpen we ondernemers om dezelfde voordelen voor hun organisatie te realiseren. Een software dat aansluit bij onze wensen en onze verwachtingen overstijgt.”