ilionx is voor Payt ‘een klant van het eerste uur’

De inkt op de overnamepapieren is amper droog als we Edwin Coppen spreken. De CFO van ilionx heeft zijn handtekening gezet onder een contract dat de overname bestendigt van QNH. Een bijzondere en spannende overname, aangezien dat bedrijf groter is dan ilionx zelf. Maar Edwin heeft er alle vertrouwen in. “Het bedrijf past bij ons, zowel qua cultuur als qua visie.” Een relatief zachte uitspraak voor een man van de cijfers, zou je denken. Toch laat de CFO zijn ‘gut feeling’ wel vaker spreken in zakelijke overeenkomsten. Zo ook toen ilionx startte met Payt.

iliomx

Klant van het eerste uur

“We zijn een klant van het eerste uur.”, vertelt Edwin. “De software voldeed nog lang niet aan onze maatstaven toen we in zee gingen met Payt.” Toch zag ilionx, dat zichzelf digital business partner mag noemen van organisaties als het OM, de RDW, De Nederlandsche Bank en partijen in de Zorg, Industrie en Finance, potentie. De IT-dienstverlener was op dat moment naarstig op zoek naar een nieuwe debiteurenbeheerder. “We maakten gebruik van ING Commercial Finance en de bank nam met die dienst ook ons debiteurenbeheer uit handen. Toen ze daarmee stopten, zochten we een goed alternatief.” Een complete debiteurenafdeling optuigen, dat zag Edwin niet zitten. “Bij ilionx werken we volgens de celfilosofie van Eckart Wintzen. We hebben veel business units, ieder met een eigen management, maar ook met een eigen boekhouding, winst- en verliesrekening en debiteurenbeheer. Handmatig de facturen, herinneringen en aanmaningen de deur uit doen zou echt een stap terug zijn voor onze organisatie en bovendien een enorme impact hebben.”

Multi company

Payt kwam op exact het juiste moment voorbij. Hoewel de software nog in de kinderschoenen stond, was ilionx er veel aan gelegen Payt een kans te geven. “Doordat we een omvangrijke BV structuur hebben, wil ik de verantwoordelijkheid voor het debiteurenbeheer laag in de organisatie kunnen leggen. Tegelijkertijd wil ik als CFO van de business units natuurlijk weten hoe de vlag erbij hangt. Ik wil rapportages kunnen maken over alle business units heen en direct kunnen zien waar eventuele problemen zitten. Bovendien heb ik de juiste financiële informatie nodig om het management van de business units inhoudelijk te kunnen bevragen.” De eerste vraag die ilionx dan ook bij Payt neerlegde was direct een complexe: of ze de software multi company wilden maken. “Het was voor ons echt een harde eis.”, stelt Edwin. De ontwikkelaars van Payt - niet vies van een uitdaging - stemden in, op voorwaarde dat ilionx de nieuwe functionaliteit zou testen. “En zo kwam het dat we van meet af aan veel hebben meegedacht met de ontwikkeling van Payt.”, vertelt Edwin.

ilionx

Intuïtief en dienstbaar aan de gebruiker

De blijk van vertrouwen van de CFO bleek geheel terecht. De focus van Payt verschoof al gauw van automatische incassodienst naar geautomatiseerd debiteurenbeheer en het bedrijf groeide snel, mede door de vele koppelingen met boekhoud- en administratiepakketten, waaronder Microsoft Dynamics. “Het pakket waar wij gebruik van maken”, vertelt Edwin. Er bestond nog geen koppeling, maar ilionx bouwde deze zelf, in samenwerking met Payt. Daardoor loopt het facturatietraject automatisch over in het debiteurentraject van Payt. “Als IT-dienstverlener vinden wij dat softwareoplossingen in dienst moeten staan van de gebruiker. Payt sluit naadloos aan op die visie: intuïtief, eenvoudig in gebruik en met een duidelijke meerwaarde voor de gebruiker. Payt maakt debiteurenbeheer transparant én geeft de mogelijkheid voor uitgebreide dossiervorming. Dat zorgt ervoor dat we de verantwoordelijkheid ervoor laag in de organisatie kunnen leggen, zonder de controle te verliezen of in te moeten leveren op inzicht in het debiteurenproces.”

Het debiteurenproces van ilionx loopt dusdanig soepel, dat het ook klanten van ilionx opvalt. “Hoewel er al veel koppelingen zijn, gebeurt het nog wel eens dat wij zelf een koppeling ontwikkelen tussen het boekhoudpakket van de klant en Payt. Dat doen we graag. Payt is een betrouwbaar systeem waarmee je openstaande facturen op een correcte wijze incasseert. Dat gunnen we onze klanten ook. Doordat je zelf de controle behoudt over het proces, is de software ideaal voor bedrijven die veel waarde hechten aan de klantrelatie enerzijds, maar anderzijds hun facturen op een efficiënte manier betaald willen krijgen.”