Aan het woord is Koen van Rantwijk, finance manager bij Kien Groep en daarmee verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer van zowel het autobedrijf als het leasebedrijf. Kien Groep maakt gebruik van Carwise in combinatie met Payt voor debiteurenbeheer. Voor het autobedrijf wordt daarnaast gewerkt met AFAS Profit. Voordat Payt werd geïmplementeerd werden facturen wel digitaal verzonden, maar er werd geen gebruik gemaakt van een platform voor het beheren van debiteuren.

Meer overzicht en structuur

Ons oude debiteurenproces verliep redelijk goed als er geen uitzonderingen waren. Dus met het verzenden en herinneren van facturen op rekening en storno’s hadden we niet echt een probleem. Wel was het afhankelijk van menselijk handelen of dat structureel goed gebeurde. Daar schortte het nog wel eens aan door tijdgebrek of wisselingen in de personeelsbezetting. Nu verloopt alles automatisch door en kunnen wij ons juist richten op de uitzonderingen. Zo houden we zicht op de betaling van alle facturen. Om succesvol te zijn in de leasemarkt moet je heel scherp zijn op betalingsachterstanden. Eigenlijk is de eerste gemiste termijn al reden tot alertheid. Dan helpt Payt in de structurele opvolging en de communicatie met de klant. Omdat Payt al de eerste factuurverzending doet zit alles direct in één dossier.

Stappen zetten met debiteurenbeheer

Een functie binnen Payt waar juist nu veel gebruik van wordt gemaakt is het vastleggen van betalingsafspraken. Daar hadden we in het verleden niet echt een goed systeem voor en deden we ‘houtje touwtje’ met agendanotities. Nu worden afspraken eenduidig vastgelegd, gecommuniceerd en opgevolgd. Dat helpt enorm met overzicht behouden. Als leasebedrijf maken financiële risico’s onderdeel uit van onze economische functie, die moet je dus niet uit zicht verliezen.

Klanten waarderen ook het portaal waarin ze alle openstaande facturen kunnen bekijken, zonder een account aan te maken en te hoeven inloggen. Zeker in combinatie met de betaallinks geeft dat voor particulieren en kleinere ondernemers heel veel betaalgemak. We leveren dus ook vanuit Finance een betere dienst aan onze klanten.

Kortom, we zijn heel tevreden met Payt en zouden dit zeker aan collega’s in de automotive aanbevelen. Zeker nu de koppeling met Carwise optimaal functioneert is de implementatie heel eenvoudig en kun je echt stappen zetten met je debiteurenproces.