Wat uitzendbureau Koflexwerk en Payt met elkaar gemeen hebben? Beide bedrijven investeren in het persoonlijke contact met de klant. Dat werpt ook bij Koflexwerk zijn vruchten af. Het uitzendbureau groeit sinds 2014 flink, dat terug is te zien aan het toenemende aantal facturen. In 2016 koos het bedrijf voor een samenwerking met Payt. Alexander Mols, Medewerker Financiële Administratie bij Koflexwerk, vertelt over de samenwerking.

Groei aan matches; meer facturen

Koflexwerk bouwt aan de juiste verbinding tussen flexwerker en opdrachtgever. “We onderscheiden ons door onze persoonlijke manier van werken. Flexwerkers lopen gerust bij ons binnen om even koffie te drinken. We zijn betrokken bij het vinden van de juiste match, maar na plaatsing blijven we in contact”, vertelt Mols. Iets wat Koflexwerk herkent aan de samenwerking met Payt. Het contact met de mensen van Payt en de behulpzaamheid spreekt Mols erg aan.

Sinds 2014 is Koflexwerk flink gegroeid. “Naast ons hoofdkantoor in Veghel hebben we vestigingen geopend in Leidschendam, Zaandam, Amersfoort en Best. We plaatsen veel mensen in de technische sector. Maar ook administratieve- en productiekrachten helpen we aan een baan. We bemiddelen voor ongeschoold tot academisch personeel. Naast banen ondersteunen we flexmedewerkers met het behalen van opleidingen en certificaten”, legt Mols uit.

Geen omkijken naar facturen

“We hebben te maken met diverse opdrachtgevers waardoor we veel verschillende facturen hebben. Voordat we Payt hadden, was het voor onze medewerkers een dagtaak om alles in goede banen te leiden”, zegt Mols. “De automatiseringssoftware van Payt was voor ons een opluchting. De software heeft veel werk weggenomen. Herinneringen en aanmaningen worden automatisch verstuurd. Onze medewerkers hoeven het alleen te controleren. Ik merk dat ik zelf steeds minder tijd aan de software ga besteden. Je gaat op de software vertrouwen.” Payt ontzorgt de medewerkers van Koflexwerk in de financiële administratie. Zo kunnen zij zich blijven focussen op het vinden van de juiste matches.

Natuurlijk is het heel prettig om op de software van Payt te kunnen vertrouwen. Maar het kan ook een nadeel zijn, vertelt Mols: “Ik vertrouw zo sterk op Payt dat ik een keer ben vergeten om dubbel te checken of een klant wel een herinnering moest ontvangen. Eigenlijk had deze er helemaal niet uit mogen gaan, omdat we een andere afspraak hadden gemaakt. Gelukkig had deze klant er begrip voor en was het met één telefoontje weer opgelost.”

Klanten betalen sneller

Door gebruik te maken van de automatische opvolging van Payt, merkt Koflexwerk dat het betaalgedrag van diverse klanten is verbeterd. “In het begin moesten klanten, net als onze medewerkers, best even wennen. Opeens ontvingen ze een mail met een betaalherinnering van Payt. Terwijl de meeste klanten gewend waren dat ze een belletje van ons kregen”, aldus Mols. “Toch zien onze klanten ook de positieve kant. Door de effectiviteit van de software hebben we alle benodigde informatie bij de hand. In het verleden waren klanten nog wel eens een factuur kwijt. Tegenwoordig kunnen ze dit online allemaal terugvinden. Niet alleen voor ons, maar ook voor de klant erg handig.” Koflexwerk merkt dat klanten vaak snel na de laatste aanmaning betalen. Deze waarschuwing is zeer effectief. “Klanten die willen betalen, betalen wel. Klanten die vaak te laat betalen, betalen nu door de software van Payt sneller. Het betaalgedrag verschilt erg per klant, maar over het algemeen betalen de klanten binnen één week de factuur.”

Mols: “Bij onze medewerkers was Payt in het begin een vreemde eend. Niemand kende de software. Maar nu is iedereen heel blij! De software zorgt voor structuur én het is heel gemakkelijk in gebruik. Veel gebruiksvriendelijker dan de boekhoudpakketten die we voorheen gebruikten. We vinden het daarnaast prettig dat onze klanten via Payt met ons kunnen communiceren en andersom.”

Als Mols iets zou moeten veranderen aan de software? “Alle meldingen gaan via het platform van Payt. Nu heb ik zelf altijd mijn mailbox openstaan, maar het platform van Payt niet altijd. Ik zou het daarom handig vinden om notificaties in mijn mail te ontvangen. Zo weet ik bijvoorbeeld sneller of ik een klant even moet bellen.” Maar al met al is Mols positief over de ontwikkelingen door Payt. De medewerkers van Koflexwerk kunnen in ieder geval weer alle tijd steken in het vinden van de juiste match én het contact achteraf.