Grote besparingen, betere communicatie en snellere betaling Thuisvaccinatie dankzij Payt

“Vlak nadat we bij ze op bezoek zijn geweest, gaan onze klanten op Big Five safari in Oeganda, bekijken ze de onderwaterwereld van Thailand of zwerven ze door de bushbush van Sumatra. Het betalen van een factuur voor vaccinaties heeft dan niet altijd de aandacht.”

Marco van Drielen is Manager Finance & Control bij Thuisvaccinatie, een organisatie die reisvaccinaties aan huis verzorgt. Vanaf het begin van 2017 maakt de organisatie gebruik van Payt. Sindsdien is er meer contact met de klant, worden facturen sneller betaald en belanden minder vorderingen bij een incassobureau.

Fikse besparingen & betere communicatie

Tot en met 2016 maakte Thuisvaccinatie gebruik van factoring. “Voor iedere factuur betaalden we administratiekosten en daarnaast een flink bedrag aan rente, omdat we het geld na twee weken wilden ontvangen in plaats van de gebruikelijke twee maanden. Doordat we ieder jaar flink groeiden liepen de kosten voor ons debiteurenbeheer enorm op.”, vertelt Marco. Het bedrijf kwam via hun accountant Phidra in aanraking met Payt en was direct enthousiast. Niet alleen omdat Payt een fikse besparing realiseerde, maar ook omdat de communicatie met klanten aanzienlijk verbeterde.

Volledig digitaal

Voorheen maakte Thuisvaccinatie voor haar facturatie gebruik van een factoringbedrijf. Dit bedrijf neemt het hele facturatietraject uit handen, betaalt binnen 14 dagen alle openstaande facturen en zorgt zelf voor de inning van de openstaande facturen bij de klanten. Op die manier ben je als organisatie altijd verzekerd van betaling. Een groot nadeel was echter dat het factoringbedrijf de facturen en herinneringen per post verstuurde.

“Maar onze klanten gaan na het vaccineren meestal direct op reis, waardoor ze de communicatie per post missen. Niet echt een warm welkom, als de vordering van Thuisvaccinatie bij thuiskomst al bij het incassobureau ligt”, stelt Marco.

Hoe anders is dat nu, nu de klanten van het bedrijf hun factuur via de mail ontvangen en met één klik via iDeal kunnen betalen. Als de factuur niet binnen de betaaltermijn wordt voldaan, dan stuurt Thuisvaccinatie op gezette tijden een herinnering via Payt. “Drie stuks maar liefst. Mijn collega’s kunnen zien of een klant de mail geopend heeft. Als we zien dat dit niet het geval is, bellen we nog even om te checken of we wel het juiste mailadres hebben”, legt Marco uit. Wordt de factuur niet betaald, ondanks meermaals herinneren? Dan krijgt de klant via mail, sms, telefoon en post nog een aantal kansen om tot betaling over te gaan door het online incassotraject van Payt. “Als een klant welwillend is om te betalen hoeft de vordering nooit op een gerechtelijke incassotraject uit te lopen”, aldus Marco.

Betaalplan

Naast het gestroomlijnde proces is Thuisvaccinatie door Payt ook beter in staat om contact te onderhouden met haar klanten. “Facturen worden toch vaak ’s avonds of in het weekend bekeken. Heeft een klant een vraag, dan kan hij of zij die stellen via Payt, zodat wij het de volgende ochtend direct op kunnen pakken. De vraag is gerelateerd aan de factuur, dus je weet direct waar het over gaat. En als een klant even krap bij kas zit - of als hij in Oeganda tussen de gorilla’s zit - en daardoor niet in de gelegenheid is om te betalen, dan zijn we best bereid om de vordering te pauzeren of een regeling te treffen”, zegt Marco. “Maar we moeten het wel weten. Met Payt is dat in kennis stellen een stuk makkelijker geworden.”

Een ander voordeel, zo vindt Marco, is dat alle correspondentie over de factuur in één dossier verzameld wordt. “Zo kun je eenvoudig terugvinden wat er in het verleden is gezegd en afgesproken. Als het zover komt dat de vordering uitloopt op een gerechtelijk incassotraject, download je met één klik het hele dossier downloaden. Ideaal!” Door Payt heeft Thuisvaccinatie controle over hun debiteurenbeheer. “Je hebt wat prikjes van ons gehad en ja: daar moet je voor betalen. Payt zorgt ervoor dat dit ook werkelijk gebeurt. En gebeurt het niet, dan wordt de klant automatisch herinnerd. Niet meer en niet minder…”