Payt Certified Partner Visser & Visser maakt vanaf eind vorig jaar gebruik van de software van Payt voor haar debiteurenbeheer. Sindsdien zien zij genoeg aanwijzingen om te spreken van een schuivende betaalmoraal onder haar klantenbestand. Ook biedt Visser & Visser de software van Payt vanaf dat moment aan als applicatie voor haar eigen klanten, inclusief ondersteuning bij implementatie en gebruik. Die uitbreiding van de dienstverlening is een logisch gevolg van de groeiende vraag om advies over automatisering en applicatiegebruik die in de accountancy waarneembaar is.

Vertrouwen van de klant

Doordat Visser & Visser het eigen beheer met Payt heeft ingericht, komen klanten automatisch in aanraking met het gebruik ervan als debiteur. De reacties die zij geven, zijn vaak positief. “Onze klanten ervaren ons debiteurenbeheer als zeer professioneel en zorgvuldig. Zaken als iDEAL en het feit dat je als beheerder altijd zelf aan de knoppen blijft van de communicatie, dragen daar aan bij”, vertelt Timo van Houdt, Payt expert en implementatiespecialist bij Visser & Visser.

“Omdat klanten zelf steeds vaker aankloppen met vragen over digitalisering en procesoptimalisatie, kost het ons weinig moeite om klanten te overtuigen om Payt zelf te gaan gebruiken. Wij ondersteunen vervolgens bij de implementatie en het verbeteren van het gebruik ervan. Ons Team Online – initieel ingericht als support voor de interne organisatie – ontwikkelt doorlopend nieuwe manieren om onze klanten de beste service te bieden.

Dat past naadloos in de vernieuwde dienstverlening die je als accountant tegenwoordig wilt of zelfs moet bieden. Onze klanten – maar bedrijven en ondernemers in het algemeen – zoeken toenemend naar oplossingen om processen te verbeteren en kijken daarvoor steeds meer naar hun accountant. De rol die wij hebben, is meer die van een onafhankelijke adviseur dan een commerciële verkoper. Existentieel raakt de verruiming van de dienstverlening met ondersteuning bij implementatie en gebruik van Payt ons hele bedrijf, want dat geeft ons als accountant een strategisch voordeel.”

Verschuiving in betaalgedrag

Net als voor ieder ander accountantskantoor is voor Visser & Visser debiteurenbeheer een wezenlijk onderdeel van de organisatie. Van Houdt: “Met een jaaromzet van €25 miljoen en duizenden klanten is debiteurenbeheer bij ons één fte; het vereist veel werk. Payt was om die reden al langere tijd in beeld als oplossing om het debiteurenbeheer, en de processen daaromheen, te stroomlijnen. Mijn komst eind vorig jaar creëerde het momentum om Payt te integreren in het debiteurenbeheer en als onderdeel van onze dienstverlening.”

Het gebruik van Payt snijdt voor Visser & Visser sindsdien aan twee kanten: enerzijds ervaren klanten een verbeterde en professionele dienstverlening van hun accountant die verder gaat dan traditioneel boekhoudkundig advies. Anderzijds profiteert Visser & Visser als organisatie van beter betaalgedrag en een makkelijker debiteurenbeheer. Van Houdt: “Onze administratie ziet de optimalisatie van ons debiteurenbeheer terug in een versnelde cashflow. Het is wellicht iets te vroeg om te spreken van causaal verband, maar statistisch zien wij wel dat betaaltermijnen gemiddeld genomen korter worden.”

Soepele overgang

Door de ingebruikname van Payt is het debiteurenbeheer van Visser & Visser bovendien efficiënter ingericht. Er is sprake van een verbeterd ritme in de communicatie richting klanten. Het vastleggen van communicatie en status van trajecten verhoogt de grip op het (alsnog) betaald krijgen van klanten. De verandering die het gebruik van Payt met zich meebrengt, riep in eerste instantie wel eens wat weerstand vanuit de organisatie op, maar inmiddels is het muisstil. Van Houdt: “In een organisatie met driehonderd man gonzen er talloze meningen heen en weer, maar recent heb ik even gebeld met onze debiteurenbeheerder. ‘Gaat alles wel goed, ik hoor niets meer?’, vroeg ik. Waarop haar antwoord was: ‘Er is ook helemaal niets. Het loopt gewoon goed!’ Een belangrijke indicatie voor het management. Zij en haar team zijn tenslotte de mensen die er direct mee werken.”

Cultuuromslag

Wat de succesvolle verandering van Visser & Visser mede heeft bepaald, is dat het management vanaf de start heeft ingezet op een zorgvuldige communicatie en het aandacht geven aan de benodigde cultuuromslag. “Over de redenen om met Payt te starten, hebben we helder richting klanten gecommuniceerd. Wat gaat er veranderen, waarom en wat gaan ze merken”, vertelt Van Houdt.

“Tegelijkertijd hebben we intern gestuurd op een nieuwe manier van werken. Tot voorheen was het zo dat onze relatiebeheerders het contact over debiteuren oppakten. Ons signaal was: we gaan als organisatie achter het gebruik van Payt staan, waarbij centralisering van het beheer belangrijk is, evenals gestructureerde communicatie en een focus op data. Dan is het even afwachten hoe het uitpakt, maar door aan te geven: ‘debiteurenbeheer bepaalt nu de gang van zaken’ en het ‘blijf-van-mijn-klant-syndroom gaat de deur uit’, hebben we zeer snel succesvol onze manier van beheer kunnen omvormen.”