bullhorn file-text money suitcase search-plus cogs gavel calendar-o users comments pencil-square-o

Zo werkt Payt debiteurenbeheer

Payt automatiseert het debiteurenbeheer van uw organisatie. Dat doen we door de factuurgegevens uit uw boekhoudpakket te genereren en de facturen en herinneringen vervolgens automatisch naar uw klanten te versturen. Om dat te realiseren, is onze software met meer dan 600 verschillende boekhoud- en administratiepakketten te koppelen.

Stap 1 - implementeren

Als u klant wordt bij Payt, komt een van onze collega’s bij u op bezoek voor het implementatietraject. We maken een Payt account voor uw organisatie aan, richten het account voor u in én zorgen voor een koppeling tussen het platform van Payt en uw boekhoud- of facturatiepakket. Deze koppeling stelt Payt in staat om de benodigde data uit uw boekhoudpakket te ontvangen en op basis daarvan geautomatiseerd facturen en herinneringen te sturen. Ook is het vanaf dan mogelijk om een geautomatiseerd incassotraject te starten, als een klant niet betaalt.

De implementatiespecialist luistert goed naar uw wensen en houdt natuurlijk ook rekening met uw huidige debiteurenproces. We vertalen dat proces zo nauwkeurig mogelijk naar een oplossing binnen Payt en geven u tips en adviezen hoe u het betaalproces zo efficiënt mogelijk kunt inrichten. Een overgang naar het debiteurenbeheer van Payt biedt u de mogelijkheid uw proces anders in te richten. Uit ervaring weten we inmiddels; hoe eenvoudiger het betaalproces, hoe sneller een klant betaalt!

Om u op weg te helpen demonstreert onze implementatiespecialist u vervolgens alle functionaliteiten van het platform. Natuurlijk kunt u na de implementatie ook altijd onze helpdesk bereiken voor vragen over het platform.

Persoonlijk advies

Onze implementatiespecialist komt bij u langs en vertelt u alles over de mogelijkheden van het platform.

Communicatie

Via sms, telefonisch of per brief herinneren wij uw klant aan de openstaande vordering. Zo zijn we er zeker van dat we alles hebben gedaan om de debiteur te bereiken.

Stap 2 - Geautomatiseerd factureren en herinneren

Doordat er een koppeling is gemaakt met uw boekhoudpakket, weet het platform van Payt wanneer u facturen heeft verstuurd en of uw klant de factuur heeft betaald binnen de door u gestelde betaaltermijn. Is dat niet het geval, dan stuurt Payt geautomatiseerd herinneringen. Ook kan Payt uw klant via sms, telefonisch of per brief herinneren aan de openstaande vordering. Gedurende het proces kunt u via het platform van Payt:

  • zelf de betaaltermijn instellen;
  • voortdurend de dialoog met uw klant opzoeken over openstaande facturen;
  • betalingsafspraken maken met uw klant en instellen in Payt;
  • real time de voortgang bekijken van het debiteurenproces;
  • het herinneringsproces (indien gewenst) tussentijds pauzeren of stopzetten.

Stap 3 - Minnelijk incasseren

Als blijkt dat uw klant de factuur - ondanks herhaaldelijk herinneren - niet heeft voldaan, loopt het herinneringsproces over in een geautomatiseerd minnelijk incassotraject. Payt wijst uw klant op verschillende manieren en meerdere momenten op de openstaande vordering. U hoeft uw klanten niet meer na te bellen; Payt voorkomt dat openstaande facturen uw klantrelatie verstoren. Daarbij:

  • voldoet de laatste herinnering aan de Wet op Incassokosten;
  • ontvangt u betalingen van uw klant rechtstreeks op uw bankrekening;
  • kunt u rechtstreeks en direct communiceren met uw debiteur;
  • mag u de in rekening gebrachte wettelijke incassokosten zelf behouden;
  • kunt u de incassokosten aan uw klant kwijtschelden;
  • bouwt u automatisch een dossier op voor de deurwaarder;
  • kunt u zelf kiezen welke deurwaarder u inzet na afloop van het minnelijke incassotraject óf
  • zet u het dossier eenvoudig door naar de diensten van Cash&Collect wanneer u een gerechtelijke procedure wilt starten zonder het financiële risico daarvan te dragen.

Incassotraject

Het herinneringsproces van Payt loopt over in een geautomatiseerd minnelijk incassotraject, als blijkt dat uw klant de factuur na herhaaldelijk herinneren niet heeft voldaan.